Cómo implementar un CRM en tu empresa

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Cómo implementar un CRM en tu empresa

Si quieres profesionalizar el proceso de ventas de tu empresa para aumentar la cantidad nuevos clientes que consigues, y eventualmente delegarlo en otras personas que lo puedan hacer igual de bien con independencia de ti, tienes que implementar un CRM.

¿Qué es un CRM?

Un CRM es una representación gráfica de todas las etapas de tu ciclo de ventas, y de todos los potenciales clientes con los que estás negociando, ubicados en su etapa respectiva.

De esa manera, con solo una mirada puedes saber con cuántas personas estás negociando y cuál es el siguiente paso con cada uno de ellos.

En el extremo de lo offline, podrías dibujar en un pizarrón varias columnas con los títulos de cada etapa, y ubicar con post-its los nombres de los potenciales clientes con los que estás negociando, cada uno en la columna que corresponde, e ir moviéndolos en la medida en que cada negociación avanza.

Un ejemplo

Por ejemplo, las etapas en ese pizarrón podrían ser estas cuatro:

  1. Lead: para todas las personas que completaron el formulario de contacto, y a las que tienes que contactar para programar una reunión.
  2. Presentación: para las personas con las que ya te juntaste, les hiciste tu presentación, y quedó pendiente enviarles un presupuesto.
  3. Cotización: para los que ya les enviaste el presupuesto y está pendiente que te confirmen su aceptación.
  4. Contrato: para los que ya te confirmaron y está pendiente la firma del contrato.

Normalmente no se usan etapas para las oportunidades que se ganan o se pierden, sino que simplemente se las saca del CRM de ventas.

Pero si prefieres, puedes agregar una última columna para los contratos firmados, y usar un color distinto para las oportunidades perdidas, dejándolos en la etapa en que se perdieron para que después puedas ver dónde es más necesario mejorar tu proceso.

CRM digitales

Aunque todo eso es posible con un pizarrón y post-its, hay varias ventajas de usar un CRM digital.

La más obvia es que la información está en la nube, lo que significa que no se va a perder y que la puedes revisar en cualquier momento y lugar.

Y además, los CRM digitales normalmente incluyen otras funcionalidades valiosas, como una ficha con toda la información y la historia de todas las interacciones con cada prospecto, además de estadísticas como

  • Qué porcentaje de las oportunidades se convierten en negocio y cuántas se pierden.
  • Qué porcentaje de las oportunidades se pierden en cada etapa, para saber dónde enfocarte para mejorar.
  • Efectividad por ejecutivo comercial.
  • Efectividad a lo largo del tiempo.
  • Duración de tu ciclo de ventas y cuánto pasa en promedio un prospecto en cada etapa

Y otras más que te sirven para ir mejorando cada vez más tu proceso de ventas.

Lo difícil de implementar un CRM en tu negocio no tiene nada que ver con la herramienta que elijas…

Lo difícil es el trabajo intelectual de dividir tu proceso de ventas en etapas, y de documentar qué se tiene que hacer en cada etapa y cómo se tiene que hacer, para que siempre el proceso sea igual.

No es que sea TAN difícil, pero la mayoría de los emprendedores improvisan con cada prospecto y no hacen la tarea de estandarizar el trabajo comercial.

Es por esto que después no son capaces de delegar ese trabajo ni de hacer que la empresa funcione con independencia de ellos.

Cómo elegir un CRM

Ahora, respecto a las alternativas de CRM digitales que puedes probar, la verdad es que no es tan relevante cuál elijas.

Algunas de las características que para mí son importantes son

  • Que el costo por usuario sea bajo, para no tener que cambiar si mi equipo comercial crece
  • Que tenga un periodo de prueba, para poder ver si me acomoda la usabilidad antes de comprometerme con la tarjeta de crédito
  • Que tenga aplicación móvil, para poder revisarlo en cualquier momento
  • Que tenga integración con el correo electrónico, para que los mails enviados y recibidos se guarden como interacciones automáticamente
  • Que tenga integración con Zapier, para poder automatizar acciones en otras herramientas cada vez que un potencial cliente avanza en el flujo, como mandarle un correo automático inmediatamente después de una reunión, o asignar una tarea a un empleado en Trello, o recibir una notificación por Slack si no hay contacto con un prospecto hace muchos días.

CRM recomendados por nosotros

Con todo esto en consideración, la herramienta de CRM que estamos utilizando en Canal Online es Pipedrive.

Si quieres probar Pipedrive, te puedes registrar en su sitio web para un periodo de prueba de 14 días sin poner tu tarjeta de crédito, y después de eso, puedes seguir usándolo por solo US $12.5 por usuario en su plan más básico.

Con ese precio, si logras cerrar a solo 1 cliente más por mes, o ahorrar 1 hora mensual en la gestión de ventas, ya se paga tu inversión.

Si te sirve de referencia, en Canal Online usamos el segundo de los tres planes que ofrecen, por un costo de solo US $24 mensuales por usuario, y que nos da acceso a más estadísticas.

Mi consejo es que lo pruebes, nosotros probamos varios antes de quedarnos con Pipedrive, y si no te gusta, otros que también probamos, que cumplen con el criterio que te describí antes y que quizás te puedan acomodar más, son los siguientes:

Zoho: También ofrece un periodo de 2 semanas de prueba y luego comienza desde US $8 mensual por usuario.
Agile CRM: Tiene un plan gratuito que puedes usar por el tiempo que quieras.
Streak: Es gratuito para 1 usuario, y para dos o más usuarios de una misma empresa sube a US $49 mensuales por usuario.

Nuestra experiencia implementando un CRM

El resultado que estamos teniendo en Canal Online tras implementar un CRM y de la estandarización de nuestro proceso de ventas es espectacular.

Además de mí, otras 3 personas hacen ventas en la empresa, todos con resultados similares.

Además, cuando uno de nosotros se va de vacaciones, cualquiera de los demás puede continuar el flujo de ventas desde donde quedó.

Por lo mismo, es muchísimo más fácil capacitar a nuevos responsables del área comercial que si el resultado dependiera solo del talento e inspiración de cada uno.

Y hemos aprendido muchísimo de nuestro propio proceso. Por ejemplo, descubrimos que mientras más en el futuro programemos una reunión, menor es la probabilidad de convertir al cliente después de esa reunión.

Implementando cambios como ese y otros parecidos, hemos mejorado notablemente nuestra conversión a ventas, y hoy, entre un 40% y 50% de nuestras reuniones con prospectos terminan en ventas.